【案例】千方科技创新应用:基于OA在智能交通领域树立管理
案例背景
北京千方科技股份有限公司初创于2000年，企业历经十几年的发展，目前已成为在智能交通领域形成完整的产业链并拥有成熟的运营管理、服务经验，产业孵化平台逐步完成了覆盖城市交通、公路交通、轨道交通、民航等领域的大交通产业布局，形成从产品到解决方案、从云端数据到出行者、从硬件基础设施到软件智慧中枢的完整产业链。
作为一家快速发展的高科技股份制企业，随着改组上市以及各方业务的不断推进，原有的管理模式渐渐不能满足业务发展所需，亟需信息化的支撑帮助企业提高管理效率，规范生产流程。所以千方科技早在数年以前便上线ERP系统用以建立企业人、财、物、产、供、销科学完整的管理体系，之后又上线HR系统帮助解决公司内部的人事管理问题。2015年，千方科技与通达正式开展合作，对通达OA协同一体化综合管控平台的部署使千方科技的信息化建设更加完整深入。此次访谈千方科技，就千方科技的信息化建设详情展开了深度探究。
千方科技集团股份有限公司行政总监 马海鹰
1探索前进 需求导向的信息化建设
至今年年初，该企业针对内部需求又实施了介于协同管理平台的新一轮二次开发计划，这均源于企业所设定的未来发展战略。步入新时期的企业在行政办公方面，对公文、会议纪要发文、签报、会议申请等行政管理制度、规范如何实现落地，如何更好地进行档案管理，如何保证各类知识信息的有效传递、共享;如何对资产进行统一、有效的管理、如何更好地进行项目管理、促进项目协作，等等问题切切实实地摆在了企业管理层的面前。正是在这种需求内驱的影响下，千方科技高层决定对现有OA系统进行二次开发升级藉此建设更加广阔更具有开放性与使用深度的协同OA平台。
2灵活多变 利用OA实现信息成果转化
自2015年千方科技初次上马通达OA，到现如今已形成集企业管理层、生产层、业务层、供销层等多重管控的综合OA系统。
在行政办公方面，该企业OA平台采用单点登陆方式，通过安全、稳定、可控的网络技术，在协同平台上实现了企业与上下游企业的信息交互，建立起了高质量、高效率的信息网络，为领导决策和办公提供服务，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和管理透视。平台主要功能和应用包括：
信息门户：各类通知、新闻以及下发的各类文件、代办事宜、协作等等都可以在特定门户上得以呈现，实现信息及时地上传下达、有序流转;而企业业务、财务情况也以图示、报表的方式呈现在各级管理者的个人门户上，为其决策提供依据。
公文管理：主要实现各级各类公文的发文、签报、套红、传阅、归档、共享等。包含功能模块有：党委签报、董事会签报、行政签报(法律类)、行政签报(工作类)、党委发文、党委会议纪要发文、董事会会议纪要发文、办文、行政发文、行政会议纪要发文等。通过合理的公文管理方式，极大改善了传统的公文传阅困难、归档困难、调阅手续繁杂不变等状况，实现了公文的规范化执行问题。
知识管理：集合企业自身业务需求，建立起知识库，实现了科学的知识管理。打破知识和信息在分散于各个部门、各个人员之间的角色的状况，知识和信息在协同OA平台上有序流转，实现知识共享、利用和创新、再积累。
档案管理：设立电子档案库，规范统一档案管理。通过OA办公系统流转结束的公文接收进入档案管理系统进行电子归档。便于管理和查询。
会议管理：在协同OA平台上进行会议申请、会议室登记预定，查看之前的会议安排、会议总结等等。可以实时查看会议室报表，彻底解决开会之前四处找会议室的状况。
3灵活多变 利用信息实现科技成果转化
无纸化办公带来的成本节约：覆盖千方科技协同OA系统自企业实施股份制改革之初运行至今，节约了日常办公成本，在纸张使用、以及传真机、打印机折旧等方面较传统办公方式优势明显;并且切实减少了传真、电话、快递等传统信息流转和文件流转所产生的递送费用。
4知识共享 让知识源于工作用于工作
网络流转和协同应用带来效率提升： 由于各类信息在协同平台上得以快速、有序的流转，大幅提升了各项事务的处理效率。以费用报销为例，传统办公环境下，费用报销要先填写费用报销单，递交上级、上级的上级、财务部门逐级审批，审批过程中的每个环节都可能被退回，整个流程就要重新来过。这样一来，员工在单次报销过程中可能需要做2-3次的工作，并且还要在各个领导、财务室来来回回的跑，处理效率低下。而放在协同办公平台上处理，第一，报销单的填写得到了规范，必需字段没有填写或格式错误将无法提交，大大提高了报销单据的质量、降低了退回率。另外，平台上提交、审批流程实在是很方便，点点鼠标不到一秒钟就可以解决以往10分钟甚至数小时才能办妥的事情。在OA平台上，员工知道他的申请会在第一时间被看到和处理，他需要做的就是等待反馈，并且他知道最晚什么时间他能够得到反馈，也不会因此而分心，做事专心、专注，也使得企业整体效率得以提升。
知识管理、协同办公、管理透视提升员工满意：在协同管理平台上，各类知识得以共享和传承，每个员工都可以按照自己的需求自由搜索各类文档，也可以向文档的所有者订阅没有查看权限的文档，可以就工作中的问题对相关人员发起协作，也可以对知识进行再加工、创新，形成新的知识来共享，久而久之获得个人知识、能力的提升，并且被同事、上级认可，获得个人价值感。与此同时，管理也能够及时地洞察员工的日常工作进度和工作成效，进而调整各岗位的工作负荷，实现适时、合理的岗位变动，提升员工整体满意度。
案例小结
暨协同OA应用成果分析
千方科技由于其行业的特殊性，对产品的创新和质量要求极高。同时，作为一家高速成长中的智能交通领域的标杆企业，通常是业务发展优先于管理架构，目前而言千方科技的管理体系尚未成熟稳定;另外一方面，预算成本也是重要的考量因素。因此，基于业务发展和企业实际等多方面的综合审视，千方科技选择通达OA进一步补充和完善企业内部信息化建设，提升企业整体协同办公效率，搭建知识共享平台以推动企业内部的知识“积累、分享、应用、创新”闭环，并且开创性地利用通达OA强大的定制工作流实现了专业系统才能做到的产品生命周期管理，以最小的预算成本、更加灵活的量身定制方式有效监控产品从设计到售后的完整生命周期阶段，严格把控产品设计、生产、销售到售后的每一个环节以确保产品质量，维护品牌口碑和优势。
后续，千方科技表示将发力移动端建设以进一步完善OA应用，借势移动互联的巨大推力帮助千方实现更加便捷的沟通协作、智能监控，让企业的管理更加高效、让员工工作更加舒心、让业务应变更加快速!
